רעקאָרד פאַרוואַלטונג איז די פיר פון אָרגאַנייזינג און מיינטיינינג דאָקומענטן און רעקאָרדס איבער זייער לעבן ציקל. דאָס איז אַ וויכטיק טייל פון די אַפּעריישאַנז פון קיין אָרגאַניזאַציע, ווייַל עס העלפּס צו ענשור אַז וויכטיק דאָקומענטן זענען סטאָרד רעכט און לייכט צוטריטלעך ווען איר דאַרפֿן. רעקאָרד פאַרוואַלטונג איז אויך וויכטיק פֿאַר נאָכקומען מיט לעגאַל און רעגולאַטאָרי רעקווירעמענץ, ווי געזונט ווי צו האַלטן די אָרנטלעכקייַט פון די דאַטן פון די אָרגאַניזאַציע. עס איז וויכטיק צו האָבן אַ סיסטעם אין פּלאַץ צו ענשור אַז רעקאָרדס זענען רעכט געראטן און אַז אַלע דאָקומענטן זענען סיקיורלי סטאָרד. דאָס כולל די נוצן פון זיכער סטאָרידזש סיסטעמען, אַזאַ ווי פילינג קאַבאַנאַץ און דיגיטאַל סטאָרידזש סיסטעמען. עס איז אויך וויכטיק צו האָבן אַ סיסטעם פֿאַר ריטריווינג רעקאָרדס ווען דארף.
בשעת קריייטינג רעקאָרדס, עס איז וויכטיק צו ענשור אַז זיי זענען פּינטלעך און גאַנץ. דאָס כולל ינשורינג אַז אַלע באַטייַטיק אינפֿאָרמאַציע איז אַרייַנגערעכנט אין די רעקאָרד און אַז עס איז רעכט לייבאַלד און אָרגאַניזירט. עס איז אויך וויכטיק צו ענשור אַז רעקאָרדס זענען רעכט סטאָרד און אַז זיי זענען לייכט צוטריטלעך ווען דארף.
ווען עס קומט צו רעקאָרדס פאַרוואַלטונג, עס איז וויכטיק צו האָבן אַ סיסטעם צו ענשור אַז רעקאָרדס זענען רעכט מיינטיינד און אַז זיכער. דאָס כולל די נוצן פון זיכער סטאָרידזש סיסטעמען, אַזאַ ווי פילינג קאַבאַנאַץ און דיגיטאַל סטאָרידזש סיסטעמען. עס איז אויך וויכטיק צו האָבן אַ סיסטעם אין פּלאַץ פֿאַר ריטריווינג רעקאָרדס ווען דארף.
רעקאָרד פאַרוואַלטונג איז אַ וויכטיק טייל פון קיין אָרגאַניזאַציע ס אַפּעריישאַנז. עס העלפּס צו ענשור אַז וויכטיק דאָקומענטן זענען רעכט סטאָרד און לייכט צוטריטלעך ווען דארף. עס איז אויך וויכטיק פֿאַר העסקעם מיט לעגאַל און רעגולאַטאָרי רעקווירעמענץ, ווי געזונט ווי צו האַלטן די אָרנטלעכקייַט פון די דאַטן פון דער אָרגאַניזאַציע. מיט אַ סיסטעם אין פּלאַץ פֿאַר רעקאָרדס פאַרוואַלטונג, אָרגאַנאַזיישאַנז קענען ענשור אַז זייער רעקאָרדס זענען רעכט מיינטיינד און אַז זיי זענען זיכער.
Benefits
בענעפיץ פון רעקאָרדס פאַרוואַלטונג:
1. ימפּרוווד עפיקאַסי: רעקאָרדס פאַרוואַלטונג העלפּס צו סטרימליין פּראַסעסאַז און פֿאַרבעסערן עפעקטיווקייַט דורך פּראַוויידינג אַן אָרגאַניזירט סיסטעם פֿאַר סטאָרינג, אָנפירונג און ריטריווינג רעקאָרדס. דאָס העלפּס צו רעדוצירן די סומע פון צייט פארבראכט דורך זוכן פֿאַר דאָקומענטן און אַלאַוז מער עפעקטיוו נוצן פון רעסורסן.
2. קאָס סאַווינגס: רעקאָרדס פאַרוואַלטונג קענען העלפֿן צו רעדוצירן קאָס פֿאַר סטאָרידזש, ריטריוואַל און צעשטערונג פון רעקאָרדס. דורך האָבן אַן אָרגאַניזירט סיסטעם אין פּלאַץ, אָרגאַנאַזיישאַנז קענען שפּאָרן געלט אויף סטאָרידזש קאָס און רעדוצירן די סומע פון צייט פארבראכט זוכן פֿאַר דאָקומענטן.
3. ימפּרוווד קאָמפּליאַנסע: רעקאָרדס פאַרוואַלטונג העלפּס אָרגאַנאַזיישאַנז צו נאָכקומען מיט לעגאַל און רעגולאַטאָרי רעקווירעמענץ דורך צושטעלן אַן אָרגאַניזירט סיסטעם פֿאַר סטאָרינג, אָנפירונג און ריטריווינג רעקאָרדס. דאָס העלפּס צו ענשור אַז אָרגאַניזאַציעס טרעפן זייער אַבלאַגיישאַנז און ויסמיידן פּאָטענציעל פינעס אָדער פּענאַלטיז.
4. ימפּרוווד זיכערהייט: רעקאָרדס פאַרוואַלטונג העלפּס צו פֿאַרבעסערן זיכערהייט דורך צושטעלן אַן אָרגאַניזירט סיסטעם פֿאַר סטאָרינג, אָנפירונג און ריטריווינג רעקאָרדס. דאָס העלפּס צו רעדוצירן די ריזיקירן פון אַנאָטערייזד אַקסעס צו שפּירעוודיק אינפֿאָרמאַציע און העלפּס צו ענשור אַז רעקאָרדס זענען געהאלטן זיכער.
5. ימפּרוווד אַקסעסאַביליטי: רעקאָרדס פאַרוואַלטונג העלפּס צו פֿאַרבעסערן אַקסעסאַביליטי דורך צושטעלן אַן אָרגאַניזירט סיסטעם פֿאַר סטאָרינג, אָנפירונג און ריטריווינג רעקאָרדס. דאָס העלפּס צו ענשור אַז רעקאָרדס זענען לייכט צוטריטלעך ווען דארף און העלפּס צו רעדוצירן די סומע פון צייט פארבראכט זוכן פֿאַר דאָקומענטן.
6. ימפּרוווד באַשלוס-מאכן: רעקאָרדס פאַרוואַלטונג העלפּס צו פֿאַרבעסערן באַשלוס-מאכן דורך צושטעלן אַן אָרגאַניזירט סיסטעם פֿאַר סטאָרינג, אָנפירונג און ריטריווינג רעקאָרדס. דאָס העלפּס צו ענשור אַז די רעכט אינפֿאָרמאַציע איז בארעכטיגט ווען איר דאַרפֿן און העלפּס צו רעדוצירן די סומע פון צייט צו זוכן דאָקומענטן.
עצות רעקאָרדס מאַנאַגעמענט
1. פאַרלייגן אַ רעקאָרד פאַרוואַלטונג פּאָליטיק: פאַרלייגן אַ פּאָליטיק וואָס אַוטליינז די ציל פון רעקאָרדס פאַרוואַלטונג, די טייפּס פון רעקאָרדס צו זיין געראטן, און די פּראָוסידזשערז פֿאַר שאפן, מיינטיינינג און דיספּאָוזינג רעקאָרדס.
2. אַנטוויקלען אַ רעקאָרד ריטענשאַן פּלאַן: אַנטוויקלען אַ פּלאַן וואָס אַוטליינז די לענג פון צייט רעקאָרדס זאָל זיין געהאלטן און ווען זיי זאָל זיין חרובֿ.
3. ימפּלעמענט אַ רעקאָרד פאַרוואַלטונג סיסטעם: ימפּלאַמענט אַ סיסטעם וואָס אַלאַוז די עפעקטיוו סטאָרידזש, ריטריוואַל און צעשטערונג פון רעקאָרדס.
4. באַן שטעקן אויף רעקאָרדס פאַרוואַלטונג: באַן שטעקן אויף די וויכטיקייט פון רעקאָרדס פאַרוואַלטונג און די פּראָוסידזשערז פֿאַר שאפן, מיינטיינינג און באַזייַטיקונג פון רעקאָרדס.
5. מאָניטאָר רעקאָרדס פאַרוואַלטונג: מאָניטאָר די רעקאָרדס פאַרוואַלטונג סיסטעם צו ענשור אַז רעקאָרדס זענען באשאפן, מיינטיינד און דיספּאָוזד אין לויט מיט די פּאָליטיק און פּלאַן.
6. זיכער רעקאָרדס: זיכער רעקאָרדס צו ענשור אַז זיי זענען נישט אַקסעסט דורך אַנאָטערייזד מענטשן.
7. באַקאַפּ רעקאָרדס: באַקאַפּ רעקאָרדס צו ענשור אַז זיי זענען נישט פאַרפאַלן אין די געשעעניש פון אַ ומגליק.
8. באַזייַטיקונג פון רעקאָרדס: באַזייַטיקונג פון רעקאָרדס אין לויט מיט די רעקאָרד ריטענשאַן פּלאַן.
9. קאָנטראָלירן רעקאָרדס פאַרוואַלטונג: קאָנטראָלירן די רעקאָרדס פאַרוואַלטונג סיסטעם צו ענשור אַז עס פאַנגקשאַנינג רעכט און אַז רעקאָרדס זענען געראטן אין לויט מיט די פּאָליטיק און פּלאַן.
10. איבערבליק רעקאָרדס פאַרוואַלטונג: אָפּשאַצונג די רעקאָרדס פאַרוואַלטונג סיסטעם פּיריאַדיקלי צו ענשור אַז עס נאָך טרעפן די באדערפענישן פון דער אָרגאַניזאַציע.